Выставочная деятельность является одним из основных направлений работы музея. Организация выездных выставок требует серьезной подготовки. Поэтому, чтобы избежать возникновения каких-либо неприятных ситуаций, необходимо тщательно изучить все нюансы.

Передвижные выставки основываются на экспонатах из музейных коллекций. Как правило, для этого используется передвижной фонд музея. То есть для их проведения могут специально изготавливать копии предметов. Такие меры позволят избежать утраты или порчи культурных ценностей

Цели и задачи музейных выставок: расширение деятельности музейной сферы, возможность сотрудникам музея ознакомиться с деятельностью других музейных структур и, таким образом, потенциальное повышение квалификации сотрудников.

Директор музея должен издать приказ о назначении куратора, отвечающего за проведение данного мероприятия.  Куратору передвижной выставки необходимо подобрать несколько сотрудников, которые будут заниматься оформлением. То могут быть работники научного или фондового отделов. Вместе с куратором они занимаются подбором музейных экспонатов, соответствующих теме. Они должны провести осмотр каждого предмета и дать заключение о возможности его транспортировки.

Организовывая выездные выставки, в первую очередь стоит обратить внимание на такие важные моменты, как: заключение договора; страхование экспонируемого материала; получение разрешения учредителя. Вся работа, связанная с данным мероприятием, осуществляется в поэтапном порядке. На подготовительном этапе необходимо выполнить следующие действия:

1. Определитьтемуэкспозиции.
2. Разработатьконцепцию.
3. Назначитьответственных.
4. Подобратьнеобходимыйматериал.

Тема должна быть непосредственно связана с теми предметами и коллекциями, которые учреждение планирует показывать. Концепцию, как правило, оформляют отдельным документом. В ней обозначают цели выставки, ее задачи, технические требования и тематико-экспозиционный план.

Что касается экспозиционного плана, то он необходим для того, чтобы принимающие выставку работники могли правильно разместить все экспонаты. Каждый из предметов должен иметь свое место. Это, как правило, помогает воспринимать выставочный материал, как единое целое.

Следующим этапом является заключение договора с учреждением, на базе которого будет проводиться выездная выставка музея. В данном документе должны быть прописаны условия  предоставления музейных предметов и коллекций во временное хранение. После заключения договора об обеспечении условий временного хранения все предметы и коллекции, которые будут выставляться, необходимо застраховать.

Следующий шаг заключается в получении разрешения учредителя на передачу музейных экспонатов в другое учреждение культуры. Если выездные выставки музеев включают предметы, изготовленные из драгоценных камней и металлов, то разрешение на их передачу выдает Министерство культуры.

После необходимо заняться упаковкой экспонатов.

Завершающим этапом является выдача предметов. Для этого заключается договор о передаче на временное пользование. На все музейные предметы, подготовленные для выездной выставки, составляется акт выдачи на временное хранение.